Rimborsi Spese - Sostegno Economico

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Italian Linux Society sostiene il software libero investendo le risorse dell'associazione in iniziative promosse da volontari e volontarie.

Italian Linux Society è un'associazione di volontariato e non può quindi pagare i volontari. Possono essere sostenuti i costi di acquisto e produzione di materiale promozionale, spese di pulizia delle sale, ecc.

Requisiti

Le iniziative (es. eventi) devono soddisfare i seguenti requisiti per poter ricevere un sostegno economico:

  • L'iniziativa ha un responsabile (proponente).
  • L'iniziativa ha una data di inizio e di fine.
    • esempio: in data XXX si terrà il Linux Day CITTÀ, più un evento accompagnatorio, quest'ultimo in data YYY da confermare ecc.
  • L'iniziativa contribuisce agli scopi di Italian Linux Society (elencati nello statuto)
    • Esempio: organizzare un banchetto dimostrativo su specifici software liberi ad una fiera.
  • L'iniziativa presenta il totale di spesa, allega almeno un preventivo, chiarisce le risorse minime necessarie per la realizzazione dell'iniziativa, e indica eventuali costi aggiuntivi opzionali.
    • esempio: per il materiale promozionale, è sufficiente calcolare il loro costo sul sito di un fornitore e allegare uno screenshot del carrello. L'importante è fornire il totale e il costo unitario. In un commento spiega perché ritieni che quelle quantità siano adeguate.
  • Gli organizzatori dichiarano i loro eventuali conflitti di interessi.
    • Esempio: se uno dei fornitori suggeriti ha legami di parentela con gli organizzatori, va segnalato e vanno almeno forniti altri preventivi per un adeguato confronto.
  • Il proponente si impegna a pubblicare una breve relazione entro tre mesi dal termine dell'iniziativa.
    • Scopo: condividere una descrizione di come si è svolta l'attività, i risultati ottenuti, i problemi emersi e dei miglioramenti da prevedere per simili attività in futuro.
    • Esempio: crea una pagina sul tuo sito o sul forum di ILS sezione Progetti. Ancora meglio se includi qualche foto in licenza libera CC BY-SA e l'inicazione di chi ha realizzato l'immagine.
  • Il proponente richiede l'approvazione dal consiglio direttivo.
    • È anche possibile ottenere l'approvazione direttamente da una sezione locale di riferimento (se ha sufficienti fondi)

Se hai dubbi sui requisiti, contattaci per chiarimenti (contatti a fondo pagina).

Una volta che il sostegno economico all'iniziativa è approvato, puoi richiedere che sia Italian Linux Society a pagare direttamente le spese (opzione 1 - consigliata), oppure puoi anticipare i pagamenti e ti rimborsiamo (opzione 2):

Criteri

La priorità delle richieste è definita attraverso i seguenti criteri, dal più importante al meno importante.

  • Tutte le persone coinvolte nell'iniziativa fanno volontariato.
    • Attenzione a segnalare eventuali relatori retribuiti; in generale questo non è ammesso.
  • La richiesta di sostegno economico è inviata con anticipo.
    • Le richieste economiche presentate con 3 settimane di anticipo sono avvantaggiate rispetto a quelle presentate 2 giorni prima dell'evento o addirittura 20 minuti dopo aver effettuato la spesa.
  • L'iniziativa presenta una richiesta economica accompagnata da più preventivi
    • A chi dona fa piacere sapere che ti stai prendendo cura del tuo budget e che hai valutato almeno un'altra opzione magari potenzialmente migliore. Ogni ulteriore preventivo che vuoi allegare è ben visto. Senza esagerare, tre preventivi massimo.
  • L'iniziativa ha un adeguato rapporto qualità/prezzo.
    • anche inteso come risorse investite e risultati attesi o pubblico raggiunto.
  • L'iniziativa coinvolge altri partner e co-finanziatori.
    • Aver trovato altri partner (associazioni, università, enti pubblici, media partner ecc.) o altri co-finanziatori (donatori, sponsor, forniture gratuite, fondazioni erogatrici, fondi pubblici) è un'ottima cosa.
    • Chiarisci quali risorse sono già coperte da altre persone e istituzioni (esempio: la sala è offerta da... il pranzo è già offerto da ...)
  • L'iniziativa è comunicata e invita alla partecipazione.
    • ottimo se la tua iniziativa è già pubblicata online per richieste di pareri, per esempio sul forum
  • L'iniziativa è una richiesta nata internamento a Italian Linux Society.
    • Ottimo se il proponente è una persona associata ad Italian Linux Society
    • Ottimo se il proponente o gli organizzatori fanno parte di una sezione locale
    • Ottimo se si è attivi in un user group riconosciuto (esempio: nella LugMap)
  • L'iniziativa non include rimborso di viaggi. I rimborsi di viaggio sono raramente finanziati e secondo i seguenti criteri:
    • La persona richiedente sia nell'organizzazione ufficiale dell'evento o almeno sia relatore ufficiale o simile ruolo.
    • treni: preferenza a biglietti in classe economy
    • automobile: da evitare (difficile da quantificare e non sostenibile)
  • Sostenibilità ambientale.
    • L'iniziativa considera la sostenibilità ambientale nella produzione di materiale, nei trasporti, ove possibile.

Questi criteri sono utili quando non ci sono sufficienti fondi per coprire tutte le ottime richieste pervenute.

Come procedere

  1. Prima possibile manda una mail al consiglio direttivo per informarlo che vuoi richiedere un sostegno economico
    • Scrivi a ils-cd@linux.it
  2. Compila il "modulo dei rimborsi spese" con i dettagli della tua richiesta di sostegno economico e allega i preventivi
  3. Nella sezione commenti del formulario, scegli se sarà Italian Linux Society a pagare direttamente le spese (opzione 1 - consigliata), oppure se anticiperai i pagamenti e ti rimborsiamo (opzione 2).

Opzione 1
Acquisto diretto da Italian Linux Society

Italian Linux Society può eventualmente pagare tutto al posto tuo cosicché non devi anticipare nulla.

Vantaggi:

  • La persona richiedente non anticipa nulla
  • È ideale anche per la commercialistica di ILS, perché paga ILS e la fattura è intestata ad ILS.
Svantaggi:
  • devi fornire a ILS tutti i dettagli su ciò che serve acquistare (caratteristiche precise, quantità, ecc.) e tutti i dettagli di spedizione
  • potrebbero esserci ulteriori rallentamenti di acquisto e quindi di spedizione se la segreteria di ILS è sovraccarica (ma tu non richiedi le cose all'ultimo con urgenza, giusto?)

Opzione 2:
Rimborso

Puoi decidere di pagare tu, effettuando in autonomia i tuoi acquisti (senza doverci dare dettagli di spedizione ecc.) e farti rimborsare successivamente.

Vantaggi:

  • puoi acquistare in maggiore autonomia con la certezza che sia tutto come volevi
  • ideale se il carrello è molto complicato e difficilmente condivisibile, o simili situazioni in cui preferisci pagare da te
Svantaggi:
  • devi anticipare il pagamento
  • devi ottenere una fattura intestata a te o comunque una ricevuta che dimostri l'acquisto da parte tua (per evitare che si rimborsino scontrini anonimi, pagati da altre persone estranee)
  • devi fornirci i tuoi estremi bancari per il rimborso

Chiarisci quale di queste due preferenze farebbe più comodo. Questa tua scelta può variare per ogni fornitore coinvolto dal tuo progetto.

Altro

Per motivi legati allo statuto e alle responsabilità del direttivo, il direttivo ha comunque potere di veto sulle richieste, anche quelle rivolte alle sezioni locali.

Per eventuali altre tipologie di richieste di pagamenti/donazioni/acquisto leggermente fuori dagli schemi proposti, è comunque possibile proporre la cosa al direttivo, in base alle necessità, disponibilità e consenso.

Segnaliamo anche altri programmi di sostegno esterni ad Italian Linux Society, da parte di partner convenzionati o simili, e che spesso possono sostenere (o co-sostenere) il tuo progetto:

Contattaci

Per domande puoi:

  • contattare pubblicamente Italian Linux Society per esempio tramite Telegram FOSS sezione "Segreteria" - https://t.me/ItalianLinuxSociety/45
  • oppure contattare in privato direttore@linux.it per un primo parere
  • altri contatti